Panduan Agen Perjalanan Soal Host Agencies

Kompleksitas perjalanan selama pandemi COVID-19 telah menggarisbawahi nilai layanan independent travel advisors yang belum pernah ada sebelumnya. Tantangan saat ini juga telah menghasilkan gelombang minat pada host agencies, menurut beberapa pengamat industri.

Perwakilan dari beberapa host agencies, organisasi yang memberikan dukungan kepada para travel advisors — telah melaporkan adanya peningkatan pertanyaan dan anggota baru.

Para travel advisors memikirkan kembali strategi bisnis mereka dan pendatang baru ke komunitas ini  untuk mencari bantuan guna membangun karier mereka.

“Luar biasa, jumlah anggota baru yang kami dapatkan,” kata Betsy Geiser, wakil presiden di Uniglobe Travel Center, divisi host agencies Uniglobe Travel USA.

 “Kami mendapatkan beberapa anggota baru dari bidang industri perjalanan lainnya, dan kami melihat orang-orang dari industri lain datang ke perjalanan sekarang. Mereka menyadari bahwa begitu semuanya benar-benar terbuka, permintaan akan tinggi, dan orang-orang akan menggunakan agen perjalanan lagi.”

Dilansir dari Travelagewest.com, Avoya Travel juga telah menyaksikan pertumbuhan.Menurut Steve Hirshan, wakil presiden senior penjualan perusahaan.“Sangat jelas minat berafiliasi dengan Avoya Travel semakin meningkat,” ujarnya. 

“Kami melihatnya pertama dengan mereka yang terpaksa pergi selama COVID-19 kembali ke Avoya, diikuti oleh agensi yang baru bergabung dengan Avoya tiga kali lipat dari yang mereka lakukan dua atau tiga bulan lal,”.

Sama seperti kita semua tahu ada permintaan terpendam untuk bepergian, ada juga permintaan terpendam bagi orang-orang untuk masuk ke – atau kembali ke – bisnis perencanaan perjalanan, tambahnya.

Jenn Lee, wakil presiden penjualan dan pemasaran di Travel Planners International (TPI), mengatakan bahkan selama bulan-bulan terburuk pandemi, organisasinya merekrut anggota baru.

“Kami masih rata-rata mendapat 40 hot agencies baru per bulan pada tahun 2020. Saya jadi  terpesona.” akunya.

Seperti Geiser, Lee melaporkan bahwa sejumlah besar pendatang baru ke kancah host agencies adalah mereka yang telah membuat perubahan yang disebabkan oleh pandemi pada jalur karier mereka.

“Kami melihat orang-orang dalam industri — perwakilan pemasok, perwakilan layanan pelanggan — yang diberhentikan dan ingin bertahan di industri, jadi mereka memutuskan untuk mulai menjual perjalanan,” katanya.

Pihaknya juga melihat banyak orang yang diberhentikan dari pekerjaan penuh waktu mereka, yang selalu ingin masuk ke industri ini dan mereka berpikir bahwa sekaranglah saatnya untuk melakukannya.

Ketertarikan yang meningkat pada konsep host agencies  juga dikonfirmasi oleh Andy Ogg, salah satu pemilik situs bernama FindAHostTravelAgency.com

yang dirancang untuk membantu para advisor  meneliti dan membandingkan host agencies.

“Kami melihat peningkatan besar dalam kunjungan ke situs kami oleh orang-orang yang ingin memasuki industri ini. Apakah mereka ingin menjadi pemilik waralaba atau memulai bisnis mereka sendiri dan menjadi mitra dengan host agencies,  kami telah melihat peningkatan dramatis yang sangat menarik.”

Semua host agencies berbeda, jadi advisor harus meneliti pilihan mereka.

Afiliasi dengan host agencies juga dapat membantu meyakinkan klien pada saat mereka mungkin gugup bepergian, kata Joseph Fehlen, pemilik dari Rhinelander, Small Town Wanderer yang berbasis di Wisc, anggota dari Nexion Travel Group (divisi host agencies dari Internova Travel Grup)

“Bekerja dengan host agencies  terkemuka seperti Nexion telah memberi saya dukungan yang saya butuhkan untuk memberi tahu klien saya bahwa saya adalah profesional perjalanan yang sah yang ada di sini untuk jangka panjang,” katanya. 

“Nexion secara khusus sangat berharga bagi saya karena saya dapat berbicara dengan para profesional, penasihat, dan pelatih untuk membantu menjadikan saya penasihat yang lebih baik.”

Keterlibatan berkelanjutan dengan host agencies sangat penting bagi Melinda Fortunato, pemilik Best Travel, agensi yang berafiliasi dengan Nexion di Fairfax Station, Va.

“Melalui pandemi, karantina, dan saat-saat terendah dalam perjalanan, saya tidak pernah merasa sendirian,” katanya.

Menurut dia, staf Nexion sangat luar biasa dalam berhubungan dengan kami dan memberi kami informasi dan dorongan.

Game yang sama, pemain baru

Advisor yang ingin menyelaraskan dengan host agencies akan menemukan beberapa opsi baru — meskipun sering kali didirikan oleh pemain lama di industri perjalanan. 

Di antara host agencies terbaru adalah Levarte Travel yang berbasis di Dallas, yang diluncurkan tahun ini oleh veteran industri Lori Speers, dan LaMacchia Jet Stream dan memulai debutnya akhir tahun lalu sebagai divisi baru dari Kenosha, LaMacchia Travel yang berbasis di Wisc.

Host agencies lama, sementara itu, telah membuat perubahan pada cara mereka beroperasi. Beberapa telah mengubah afiliasi konsorsium mereka; Uniglobe, misalnya, menandatangani kemitraan baru dengan Virtuoso tahun ini, sementara TPI pindah dari Ensemble ke Signature Travel Network pada Desember 2020.

Perusahaan lain telah meluncurkan produk dan layanan baru. Travels Dugan baru-baru ini menambahkan dua posisi baru ke timnya untuk memberikan dukungan anggota tambahan, dan juga telah menandatangani kontrak dengan AgentMate, sebuah sistem yang dimiliki oleh Travel Leaders Network yang mengelola akuntansi dan faktur. 

Agen Luar yang berbasis di Jacksonville, Florida, telah memperkenalkan serangkaian layanan baru termasuk program pembuatan prospek yang diperbarui, sumber daya pemasaran baru yang disebut pertukaran pemasaran untuk travel agent.

Ada fitur pendidikan dan pemasaran yang disebut Kotak Alat MAGmms serta pelatihan dan dukungan program yang disebut Spectrum, yang dirancang untuk membantu advisor melayani wisatawan kebutuhan khusus dengan lebih baik.

Sementara itu, Avoya Travel telah menggunakan waktu ini untuk mempertimbangkan kembali hubungan pemasoknya, menurut Hirshan.

“Vendor pilihan dulu berarti yang sudah jelas: tingkat komisi yang lebih tinggi, dukungan pemasaran, preferensi pada penawaran dan perjalanan keluarga,” katanya.

 “Apa yang telah kami pelajari adalah bahwa ‘lebih disukai’ sekarang berarti mereka yang melindungi komisi, membayar komisi, dan dukungan pemasaran tepat waktu,”

Bahkan dalam beberapa kasus juga  membuat program untuk membayar komisi pada saat pemesanan, dengan jelas memahami situasi arus kas yang sulit pada perjalanan agen-agen yang terlibat. 

Avoya Travel akan sangat mendukung para pemasok yang memberikan bantuan paling banyak kepada jaringan kami selama masa yang sangat sulit.

Agensi atau Konsorsium host agencies

Pakar industri lama menyadari perbedaan antara host agencies agen dan konsorsium travel agent. Tetapi masuknya advisor baru mengharuskan lebih banyak orang untuk mendidik diri mereka sendiri tentang bagaimana setiap konsep bekerja, dan apakah layak untuk bergabung dengan salah satu jenis organisasi.

Baik host agencies dan konsorsium adalah sekutu yang kuat untuk penasihat perjalanan independen, menurut Susan Ferrell, pemilik dan presiden Travel Experts, agen tuan rumah yang berbasis di Raleigh, N.C.

“Masing-masing menyediakan sumber daya yang berbeda, jadi tentu saja bermanfaat untuk menjadi bagian dari keduanya,” katanya.

 “Hal ini paling mudah dicapai dengan mengakses konsorsium dengan bergabung dengan agen tuan rumah. Penasihat kami mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia karena kami memberikan akses ke Virtuoso.”

Demikian halnya dengan Michelle Murre, pendiri Azurine Travel di St. Helena, California, yang bergabung dengan Travel Experts pada tahun 2016.

“Kami sangat diuntungkan dengan menjadi anggota Virtuoso, serta memiliki program hotel eksklusif yang tidak akan kami dapatkan jika bukan bagian dari agen penyelenggara Travel Experts,” katanya.

Memang, sebagian besar host agencies  adalah milik sebuah konsorsium, yang memungkinkan anggota untuk menikmati manfaat dari kedua jenis organisasi. 

Tetapi mungkin juga bagi penasihat independen untuk bergabung dengan konsorsium secara langsung dan melewatkan keanggotaan host agencies sepenuhnya. Untuk membuat pilihan yang tepat, para penasihat harus memahami apa yang seharusnya mereka harapkan dari setiap organisasi.

“Agen tuan rumah yang baik harus memberikan dukungan tingkat dasar, sehari-hari, sedangkan konsorsium lebih berfokus pada hubungan pemasok dan pemasaran,” kata Ferrell.

 “Konsorsium mungkin memerlukan biaya yang mahal bagi kontraktor independen (IC) individu untuk menjadi anggota, jadi menyelaraskan dengan agen tuan rumah yang menyediakan akses ke konsorsium bisa lebih baik.”

Hoat agencies mungkin merupakan pilihan yang lebih baik untuk penasihat yang baru mengenal industri ini.

Joanie Ogg, salah satu pemilik FindAHostTravelAgency.com, juga merekomendasikan agar penasihat dan agensi yang lebih baru mempertimbangkan untuk bergabung dengan host agencies daripada langsung bergabung dengan konsorsium.

“Anda bisa bergabung dengan konsorsium jika Anda tahu bisnisnya dan memiliki semua alat dan sudah beroperasi,” jelasnya.

Keanggotaan dalam konsorsium benar-benar akan menguntungkan Anda dan memungkinkan mendapatkan komisi yang lebih tinggi. 

Tetapi jika Anda baru mengenal industri ini, atau baru menjadi agen perjalanan, alat dan dukungan operasional yang dapat ditawarkan host agencies sangat berharga.”

Bagi Lee, keputusan host agencies versus konsorsium harus didasarkan pada strategi bisnis keseluruhan penasihat perjalanan.

“Perbedaan terbesar adalah skalabilitas, Jika Anda ingin meningkatkan skala bisnis Anda dengan menambahkan karyawan yang mengurus back office Anda,”

Dia  menambahkan karyawan yang akan membuat email pemasaran, atau menambahkan karyawan yang akan mengejar komisi, maka konsorsium adalah yang terbaik untuk Anda,kata Lee.

Jika Anda ingin meningkatkan skala bisnis Anda dengan menambahkan lebih banyak tenaga penjualan, maka Anda ingin bekerja dengan host agencies untuk melakukan semua akuntansi back-office.                 

Anda juga mendapatkan komisi tingkat atas ketika Anda bersama host agencies sehingga tidak perlu bernegosiasi atau mendapatkan cara untuk itu.

Memilih host agencies

Membuat keputusan untuk bergabung dengan host agencies — dan menentukan mana yang paling cocok — merupakan langkah penting bagi advisor mana pun.

“Tidak ada dua host yang sama. Anda bisa mendekat; mungkin mereka memiliki mitra konsorsium yang sama dan teknologi serupa atau penawaran serupa, tetapi ketika Anda membahas seluk beluknya, selalu ada perbedaan.” kata Andy Ogg.

Untuk membantu pencarian, perusahaan Ogg menawarkan ulasan komparatif, serta daftar periksa agensi yang dirancang untuk membantu penasihat melihat perbedaan antara host agencies.

Sebelum memutuskan untuk bergabung dengan host, Geiser merekomendasikan untuk berbicara langsung dengan seorang eksekutif perusahaan.

“Pastikan Anda berbicara dengan seseorang; Jangan hanya mendaftar secara online,” sarannya. “Pastikan Anda menyukai orang yang Anda ajak bicara, karena itu adalah contoh yang sangat bagus tentang apa yang akan Anda dapatkan ketika Anda masuk dengan mereka.”

Murre, misalnya, mengatakan dia menemukan pasangan yang cocok dengan Travel Experts. “Kami selalu memiliki merek kami sendiri dan menghargai bahwa Travel Experts lebih suka IC mereka memiliki independensi dan mendukungnya sepenuhnya,” katanya.

 “Kami juga menyukai model bisnis mereka, yang dimiliki dan dioperasikan oleh perempuan.”

Advisor juga harus melakukan banyak penelitian tentang host agencies mana pun, ungkap Geiser.

“Pastikan Anda memeriksakannya, karena mereka memeriksa Anda,” katanya. Periksa ulasan mereka di FindAHostAgency.com, pastikan bahwa mereka adalah anggota Professional Association of Travel Hosts [PATH], dan pastikan bahwa mereka adalah anggota American Society of Travel Advisors [ASTA].”

Setelah bergabung, para penasihat dapat mengharapkan serangkaian perubahan dalam cara mereka menjalankan bisnis. 

Mereka yang sebelumnya tidak terafiliasi atau hanya bekerja dengan konsorsium harus memikirkan kembali pendekatan mereka terhadap hubungan pemasok setelah mereka bergabung dengan agen tuan rumah, kata Lee.

“Memiliki pikiran yang terbuka,” katanya, mencatat bahwa keanggotaan agen tuan rumah dapat memudahkan penasihat untuk menghasilkan uang dari menjual lebih banyak pemasok. 

“Bebaskan diri Anda dari apa yang Anda tahu benar, dan berpikiran terbuka tentang menjual mitra perjalanan yang berbeda.”

Anggota host agencies baru juga harus memanfaatkan peluang pendidikan dan jaringan untuk memastikan mereka mendapatkan hasil maksimal dari keanggotaan, menurut Geiser.

“Pastikan bahwa Anda adalah bagian dari kelompok jaringan. Beberapa dari mereka ada di Facebook, dan beberapa di antaranya ada di platform lain. Hadiri webinar, ikuti sesi pelatihan, pastikan Anda terhubung dengan mitra pemasok dan kembangkan semua hubungan yang Anda bisa, jadi ketika Anda membutuhkan bantuan, Anda tahu siapa yang harus dituju.

Manfaatkan semua yang ditawarkan agen tuan rumah — jangan hanya datang, duduk dan menunggu sesuatu terjadi. Anda harus terlibat. ”

Jaringan sangat membantu bagi Amy Fitzhugh, penasihat di Prince-Jones Travel, anggota Nexion Travel Group di Lubbock, Texas.

“Bagi saya, memiliki forum komunitas online sangat membantu sehingga saya dapat mengajukan pertanyaan acak di luar sana,” katanya. 

“Mengetahui bahwa saya mendapatkan rekomendasi dari penasihat dari semua pengalaman, latar belakang, dan lokasi sangat bagus. Itu juga membuat pelanggan saya merasa lebih aman karena saya memiliki jaringan penasihat ini sehingga saya dapat memantulkan ide.”